Cara Membuat Undangan Website Yang Pasti Dipuji Tamu

cara membuat undangan website
Foto oleh Ricardo Moura di Unsplash

Undangan acara dalam bentuk website memang sudah menjadi tren yang cukup disukai belakangan ini.

Secara singkat, format ini banyak dipilih karena beberapa alasan:

  • Penyebaran lebih mudah (cukup kirim tautan melalui aplikasi chat, sosial media, email, atau lainnya)
  • Mendorong partisipasi aktif dari tamu
  • Biaya yang lebih murah
  • Interaktif & dinamis
  • Ramah lingkungan, dan masih banyak lagi

Oleh karena itu, kami ingin membantu Anda mempelajari cara membuat undangan website (digital) yang pasti akan disukai oleh para tamu:

Cara Membuat Undangan Website

(Jika belum memiliki kemampuan untuk membuat website sendiri, kami dari Sribu.com juga menyediakan jasa pembuatan undangan digital profesional untuk segala kebutuhan acara Anda. Bebas pusing!)

Tanpa basa-basi lagi, berikut adalah 10 langkah yang harus Anda lakukan jika ingin membuat situs undangan/undangan digital:

1. Tentukan tujuan & tema

Sebelum memulai, tentukan dengan jelas tujuan dari website undangan yang ingin Anda buat.

Apakah situs ini untuk acara pernikahan, ulang tahun, acara bisnis, atau acara khusus lainnya?

Pemahaman yang baik tentang tujuan akan membantu Anda merencanakan dan merancang website secara lebih efektif.

Selain itu, pilih tema dan gaya yang cocok dengan acara Anda.

Misalnya, sesuai acara, apakah Anda ingin tampilan yang formal, santai, atau mungkin tema yang khusus?

contoh website undangan
Contoh tampilan awal (home) website undangan pernikahan yang minimalis, namun tetap elegan. Karya freelancer Sribu.com @bagashezky

 

2. Pilih platform pendirian website

Jika Anda adalah pemula, menggunakan platform website builder adalah pilihan yang cerdas.

Ini adalah alat yang sudah dirancang khusus untuk memudahkan pembuatan website tanpa harus menguasai pemrograman atau desain web secara kompleks.

Beberapa platform populer untuk pemula adalah Wix, WordPress (dengan plugin Page Builders seperti Elementor), Squarespace, atau Weebly.

3. Pilih nama domain

Pilih nama domain yang sesuai dengan acara Anda (namaacaraanda.com).

Pastikan nama domain ini mudah diingat dan relevan dengan acara.

Anda dapat membeli nama domain melalui platform website builder pilihan atau layanan registrar domain seperti GoDaddy.

4. Pilih template situs

Sebagian besar platform pendirian website memiliki berbagai template yang sudah siap pakai & terlihat profesional.

Pilihlah template yang sesuai dengan tema acara.

buat website pernikahan
Contoh template website undangan dari Etsy

Template ini akan menjadi dasar desain website Anda dan dapat disesuaikan sesuai keinginan.

5. Sesuaikan desain

Berikutnya, sesuaikan template dengan mengganti teks, gambar, warna, dan font sesuai dengan acara Anda.

Ini adalah tahap di mana Anda bisa menambahkan elemen desain tambahan seperti foto-foto, ilustrasi, atau grafik yang relevan.

Di tahap ini, pastikan desain tetap bersih dan mudah dibaca.

6. Berikan informasi acara

Tambahkan informasi penting tentang acara Anda, termasuk tanggal, waktu, lokasi, dan petunjuk arah jika perlu.

Pastikan semua detail ini mudah ditemukan oleh tamu.

Di sini, Anda juga dapat menyertakan informasi tambahan seperti agenda acara, daftar pembicara, atau aktivitas terkait.

7. Aktifkan fitur RSVP online

cara membuat undangan digital
Tampilan formulir RSVP plugin WPForms

Sekarang saatnya mengaktifkan fungsi RSVP online pada undangan website Anda.

Ini akan memudahkan para tamu untuk mengkonfirmasi kehadiran mereka secara langsung di situs.

Beberapa platform website builder memiliki plugin atau alat khusus untuk ini.

Pastikan Anda bisa mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan, seperti nama tamu, jumlah tamu yang hadir, dan preferensi makanan (jika ada).

8. Integrasikan dengan media sosial

Tambahkan tautan situs ke akun media sosial Anda untuk berbagi pembaruan dan informasi tentang acara Anda.

Integrasi ini akan membantu Anda menjaga komunikasi dengan para tamu acara.

9. Uji website undangan Anda

Sebelum meluncurkan website, lakukan pengujian secara menyeluruh.

Pastikan semua tautan berfungsi dengan baik dan formulir RSVP beroperasi dengan lancar.

Periksa juga tampilan website di berbagai perangkat, termasuk ponsel, tablet, dan desktop.

10. Publikasikan website undangan digital

Setelah Anda yakin bahwa website undangan siap & bisa berfungsi secara baik, publikasikan situsnya secara online.

Bagikan tautan ke tamu Anda melalui email & media sosial.

Pastikan untuk memberikan informasi kontak yang mudah dijangkau jika ada pertanyaan atau masalah terkait undangan.

(Baca juga: 7 Langkah Cara Membuat Website Menggunakan WordPress)

Fitur Yang Harus Ada Di Undangan Website

cara buat undangan website
Contoh situs undangan digital dari Wix

Sekarang, mari cek satu persatu elemen & fitur yang ada di website undangan Anda.

Berikut adalah daftarnya:

  1. Informasi Acara
    Tampilkan informasi lengkap tentang acara, termasuk tanggal, waktu, dan lokasi.
    Jika ada acara pendahuluan atau sesi khusus, sertakan juga detailnya.
  2. RSVP Online
    Sediakan formulir RSVP online yang memungkinkan tamu untuk mengkonfirmasi kehadiran mereka langsung di website.
    Ini akan membantu Anda juga untuk mengumpulkan informasi tentang jumlah tamu yang akan hadir.
  3. Petunjuk Arah
    Sertakan peta interaktif atau petunjuk arah untuk membantu tamu menemukan lokasi acara secara mudah.
  4. Galeri Foto
    Bagikan galeri foto pra-acara (seperti pemotretan pra-wedding) atau foto-foto terkait acara yang telah berlangsung sebelumnya.
    Ini dapat membangkitkan antusiasme tamu & membuat acara terasa lebih berkesan.
  5. Agenda Acara
    Tampilkan agenda lengkap acara, termasuk daftar kegiatan, pembicara, atau pertunjukan yang akan berlangsung (jika ada).
    Ini akan membantu tamu juga untuk merencanakan kehadiran mereka secara terjadwal.
  6. Informasi Tambahan
    Sertakan informasi tambahan seperti dress code, tema acara, atau persyaratan khusus (misalnya, donasi amal atau hadiah ulang tahun) jika ada.
  7. Formulir Pertanyaan
    Berikan cara bagi tamu untuk mengajukan pertanyaan atau permintaan khusus melalui formulir kontak atau kotak live chat
  8. Daftar Tamu
    Jika diperlukan, Anda pun dapat membagikan daftar tamu (dengan izin, tentunya) atau menginformasikan tamu-tamu terkenal yang akan hadir.
  9. Layar Ucapan Selamat (Testimoni)
    Tambahkan fitur unik untuk tamu memberikan ucapan selamat atau pesan pribadi yang dapat dibagikan dengan Anda dan pasangan jika itu adalah undangan pernikahan.
  10. Integrasi Media Sosial
    Tambahkan tautan ke akun media sosial Anda sehingga tamu dapat mengikuti segala pembaruan terkait acara.
  11. FAQ (Pertanyaan Yang Sering Ditanyakan)
    Sertakan sejumlah pertanyaan yang sering diajukan bersama dengan jawabannya, sehingga tamu dapat menemukan informasi dengan cepat.
  12. Penghitung Waktu Mundur (Countdown Timer)
     Jika Anda ingin menciptakan sensasi berhitung mundur menuju acara, Anda dapat menambahkan countdown timer yang mengingatkan tamu tentang hari acara.
  13. Video Pengantar
    Jika Anda ingin memberikan pengantar atau pesan khusus, pertimbangkan untuk menambahkan video pendek yang dapat ditonton tamu.
  14. Tautan Streaming Acara Secara Live
    Jika acara Anda akan disiarkan secara langsung melalui streaming, sediakan tautan langsung atau akses ke platform streaming yang digunakan.
  15. Pilihan Bahasa
    Jika acara Anda memiliki tamu dari berbagai bahasa, sediakan pilihan untuk mengganti bahasa utama di situs web undangan.
  16. Password Akses
    Jika Anda ingin menjaga privasi acara, pertimbangkan memberikan kata sandi akses kepada tamu yang diundang secara eksklusif.

Penutup

Setelah membaca artikel ini, kami harap Anda sudah mampu mengetahui cara membuat undangan website untuk kebutuhan acara apapun.

Sebagai penutup, jangan lupa subscribe ke Blog Sribu dan follow akun Instagram Sribu.com agar Anda tidak ketinggalan informasi menarik lainnya terkait dunia digital marketing, SEO, dan tren pasar terkini.

Sampai jumpa di artikel selanjutnya!

Raski Santika
Raski Santika adalah Business Growth Consultant & Blog Editor Sribu. Melalui tulisannya, ia ingin bantu menginspirasi, mengedukasi, serta membantu para pemilik usaha & talent freelancer digital dari berbagai kalangan untuk terus berkembang.